年間を通した制作プランの作成が大切！

書道、美術、工芸、写真などの部は、秋に展覧会を行う県が多いのではないでしょうか。
文化祭と展覧会がまったく同じ日程になると困りますが、そうでなければその作品が文化祭でも展示できるでしょう。
また、展覧会（コンテスト）用の大作でない、文化祭専用の作品については、できるだけ早く展示の方向性やテーマを決め、制作に取りかかる必要があります。

展示スペースの構成を考えるときに、
１　外部の展覧会（コンテスト）に出品したもの
２　文化祭用に制作したもの
３　その他
というように分け、さらに文化祭用のコーナーに統一されたテーマなどが設定されていれば、来場者がわかりやすい展示となるでしょう。

作品も準備の時間も不足して、「とりあえずあるものを全部出しました（泣）」みたいな展示をしてしまうと、悲壮感すら感じられてしまいます。
前項で書いたように、部をアピールし部員を増やすためには、しっかり考えて準備をすることが大切です。

そのためには、年間を通して、どの時期に展覧会用の制作をし、文化祭用を制作するのかを、部員全員で話し合っておくことが必要です。
もちろん、県の高文連以外のコンテスト（書の甲子園、写真甲子園、学展など）に出す場合、そのスケジュールも織り込まねばなりません。
顧問の先生とも相談し、しっかりした年間計画を立てましょう。

クラスの友達にわかってもらおう！

先に書きましたが、運動部よりも文化部の方が「なんで準備に来ないの？」というプレッシャーは受けやすいです。
特に１年生は初めてなので、ペース配分がわからないかもしれません。

気持ちの持ち方としては、
クラスの準備と部活の準備、両方できるんだから２倍楽しい！
というのがオススメです。

高校生に聞けば、だいたいの人が「文化祭楽しみ」とか「文化祭楽しい」とか答えます。
楽しいことが２倍できるのだから、文化部員はお得だ！と考えましょう。
※新入部員には、早めにこの考え方をすり込んでおくのがよいです（笑）。

準備が効率的に進むのは部活の方です。
部活の制作をきちんと進めることが基本です。
クラスの方は、せっかく行っても、グダグダしている時間が長かったり、人が集まらなかったりでイライラすることも多いです。
まじめな文化部員が、気づいたら事実上のクラス企画のリーダーになっていた、なんていう話もあります。

どんな配分でクラスと部活をコントロールするか、絶対的な正解はないでしょう。
クラスの状況、部活での自分の立場と制作の進み具合、顧問の考えなどを総合的に考えて、両立させるのが良いと思います。
その際、クラスの主要メンバーと、部活の幹部および顧問にはきちんと話をすることが大切です。

もちろん、部活にすべてをかけ、クラスの準備をすべてキャンセルするという選択もあります。その場合は、しっかりとした説明をして周囲の理解を得ることが理想的だと思います。

どちらを重視するかは、決めておく。

最終的にギリギリまで仕上がらないことは、クラスでも部活でもあり得ることです。
その際、自分はどちらを重視して、どちらに行くのかは、あらかじめ決めておきましょう。
あなたが部活を熱心にやっていることがクラスに伝わっていれば、あるいはクラスの中で重要なポジションだと言うことが部活の友人に伝わっていれば、大きなトラブルにはならないはずです。

しかし、そういう事態を避けるために計画的な準備をすることが最も大切です。