みなさんの学校にも、文化祭会計規則があると思います。会計係はこれに則って文化祭の会計処理を行うことになります。よって、困ったときには会計規則を読み、それでもわからない場合は実行委員会の会計担当者にお尋ねください。
「領収書=お金」だと思え
文化祭のHR企画に対して、補助金を出す学校と出さない学校があります。
補助金が出る場合は、文化祭後に実行委員会に対して会計報告をします。
補助金が出ない場合は、おそらくはみなさんから出資金を集めると思います。この場合は、みなさん(または保護者)に対して、会計報告を行います。
いずれにしても、必ず会計報告を行うことになります。
会計報告で大切なことは、何をどれだけ(いくら)買ったか、ということです。
これを証明する書類が「領収書」です。
領収書があれば、その金額を文化祭のために使ったことが証明されますので、経費として認められます。
しかし、領収書がないと、そのお金を使ったことを証明できないので、(実際に買っていても)返金しなければなりません。
つまり、仮にA君が買い出しの帰りに領収書を紛失したとすると、A君はその金額を文化祭のために使ったことが証明できないので、お金を自腹で弁償しなければならないということです。
よって、領収書=お金、ということになります。
領収書は再発行してもらえないのが普通です。
軽く考えて、うっかりミスがないように、(特に買い出し係には)注意することが必要です。
【領収書についての注意】
1 品名がわかるものをもらう。
2 宛名は学校名+団体名が基本(個人名はNG)…学校で指示があればそのとおりに。
3 個人の買い物が混ざっていると無効。いくら暑くても、アイスは別会計で。
安易な集金はしないようにしよう
近年、学校でのお金の取り扱いは厳格化されてきています。
担任の先生は、きっと校長先生からお金について厳しく指導されています。
「現金を学校に保管しないように」「集金する場合は文書を作って、校長の許可を得てから…」というふうにです。
ですので、みなさんがクラスTシャツを作ったり、文化祭で必要なものを買うために集金が必要でも、勝手にやることはまずいのです。
何にどれだけお金が必要かをしっかりと見積もって、先生と相談することが必要です。
できれば、クラスTシャツの代金も、その他の経費もすべて1回で集金できて、追加の集金が必要ないのが理想的ですね。
その他、お金のこと
1 販売を行う場合、釣り銭を多めに用意することが必要です。
銀行で両替する場合、一定以上の金額(枚数)ですと、手数料がかかりますので注意が必要です。
2 販売を行う場合、盗難を防ぐために、現金の置き場はお客から見えない場所にすることが大切です。
入れ物はふたができる缶が一般的で、よくDランドのお菓子の缶が使われています。
3 集金や売り上げの集計は2人以上で。複数回チェックが鉄則です。
4 現金は、必ず下校前に担任に預けましょう。
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