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準備は、企画書が審査に通ってからが本番ですが、計画は立てておきましょう。初夏開催か秋開催かで、準備に使える時間は違います。
特に、初夏開催の1年生は大変です。先輩たちにアドバイスをもらって、計画的に準備しましょう。
企画書の中に、すでに係分担が入っていると思います。
ので、係分担は企画書を各段階でだいたい決まっているでしょう。
では、どのような係が必要でしょうか。
まず、準備段階の係と、当日の係は少し分けて考えましょう。
準備が終わると、必要がない係も出てきます。
部活動などで、準備段階では参加できない人もいます。
ですから、準備は準備、当日は当日、と考えた方がやりやすいと思います。
【準備の係】※企画の種類によって必要な係は異なります。
1 総務係 … 企画の中心として、他の係や実行委員会との連絡調整を行う。企画書を書く。
2 会計係 … お金の管理をする。無駄な支出を抑え、予算内で企画を成功させる。
3 装飾係 … 会場の装飾を考え、工作する。
4 衣装係 … 当日の衣装について考え、準備する。クラスTシャツを作る。
5 調達係 … 段ボールなど、大量に必要なものを係からの注文で調達する。買い出し部隊。
6 広告係 … PR戦略を立て、実行する。
7 記録係 … 準備の様子を写真やビデオで記録する。思い出になるほか、記録としても大切。
【当日の係】※企画の種類によって必要な係は異なります。
1 会場責任者 … 会場の運営がうまくいくように、現場を取り仕切る。総務係から。
2 会場当番 … 時間割により、会場を担当する。全員で。
3 会計係 … お金の管理をする。販売の場合は、当日の集計も行う。
4 広告係 … 会場のようすに応じて、会場外で広告を行う。
5 調達係 … 不足・破損した資材を調達する。
6 記録係 … 写真やビデオで記録を取る。
まず、教室に文化祭専用の大きなカレンダーを用意しましょう。
以下のように書き込めるタイプがいいです。
文化祭までの各月を、すべて見られるようにバラして掲示しましょう。
ここに、各係の準備予定を書き込みます。
これならば、他の係のメンバーが見ても、どの係が何をしているかがわかりますし、変更は変更で随時書き込んでいけますから、当初の予定からの遅れもわかり、全体を把握する総務係としても安心です。
係が多くて書き込めない場合は、小さめのカレンダーをコピーして、班別にしてもいいかもしれません。
ネット上のカレンダーサービスを使い、スマホで共有する方法もありますが、「教室に貼ってある」ことが雰囲気を出すのではないかと、私は思っております。
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